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Salariés : préparer une note de frais

De nombreux salariés se retrouvent confrontés à des dépenses professionnelles. Si certains disposent d’une carte d’entreprise ou carte corporate pour leurs dépenses, pour d’autres ce n’est pas le cas. Afin d’être indemnisé des dépenses professionnelles, les salariés doivent présenter une note de frais à leur employeur. Et ce n’est pas toujours évident. Pourtant, il peut être simple de compléter une note de frais.

Préparer une note de frais

Lorsque l’on veut déclarer ses dépenses à son employeur, il faut savoir quelles sont les informations à fournir. Pour une note de frais exemple, vous devrez détailler vos diverses dépenses. Qu’il s’agisse d’achat de matériel, d’un reçu de restaurant, de commandes de fournitures ou encore de frais kilométriques, tout doit être clair et transparent. En effet, votre employeur ne prendra en compte que vos dépenses justifiées et justifiables. Si vous ne pouvez fournir un reçu ou une facture d’une dépense, il est possible que votre employeur refuse sa prise en charge. Toutefois, pour les frais kilométriques, un barème sera établi puisqu’il ne peut pas y avoir de justificatif écrit, hormis les frais de péage. Le détail de votre itinéraire peut par contre être joint à votre déclaration.

Pour pouvoir établir un rendu clair et précis, l’idéal est de s’appuyer sur un modèle note de frais. Ainsi, vous êtes sûr de n’oublier aucune étape et aucun détail important.

Les éléments essentiels d’une note de frais

Si les notes de frais peuvent varier d’une entreprise à une autre, certains éléments sont indispensables dans chaque note de frais.
La première étape avant de créer une note de frais est de choisir le format. Pour les notes de frais simples, un format texte comme Word peut être une bonne solution. Très simple à rédiger et à comprendre, ce modèle est choisi pour les notes de frais ponctuelles et avec peu d’éléments. Si vos notes de frais sont plus complexes, mieux vaut un format plus détaillé comme un tableau Excel. Ainsi, chaque dépense pourra être détaillée et expliqué plus précisément.

Concernant les points obligatoires, ils sont nombreux mais pourtant évidents. Les dates sont par exemple indispensables dans les notes de frais. Pour pouvoir valider les notes de frais, l’employeur doit pouvoir situé dans le temps les dépenses professionnelles. De plus, cela permet de détecter les dépenses fréquentes et récurrentes. Il est aussi évident que la raison de la dépense doit être précisée ainsi que son montant.

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Sophie
L'économie est ma passion comme le football l'est pour de (nombreux ?) hommes !